Virtuelle Assistenz für Handwerker
In Österreich
Die Herausforderung
Am Tag sind Sie auf der Baustelle, in der Werkstatt oder beim Kunden und machen Ihr Handwerk. Dazu kommen die Ortstermine: Sie fahren hin, sehen sich den Auftrag an und legen danach das Angebot.
Am Abend liegen noch die Belege, die Mails und die offenen Rechnungen im Büro, die auf Sie warten. Die Arbeit ist gemacht – das Büro oft noch nicht.
Herausforderungen auch nach der Gründungsphase:
Die Gründung ist geschafft, die Arbeitsabläufe und Programme sind eingerichtet, der Betrieb läuft. Jetzt zeigt sich der Alltag. Die Aufträge sind da und mit ihnen auch die Aufgaben im Büro.
Viele Handwerker kennen das:
- Eingangsrechnungen sind noch nicht kontrolliert und bezahlt
- Am Bankkonto stehen Zahlungen, zu denen der Beleg fehlt – oder umgekehrt
- Der Steuerberater braucht die Unterlagen rechtzeitig und vollständig
- Kundenrechnungen gehen später raus als geplant. Offene Beträge werden nicht nachverfolgt
Das ist kein Organisationsversagen. Es ist oft mühsam alle Anforderungen und Aufgaben allein oder mit einem kleinen Team zu bewältigen.
An dieser Stelle kann ich Sie entlasten.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete
Pflege von Kunden- und Lieferantendaten
Bei Ihren Kunden und Lieferanten ändern sich laufend Adressen, Ansprechpartner und Zahlungsbedingungen.
Ich unterstütze Sie dabei, die Stammdaten in Ihrer Software aktuell zu halten.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Aktualisieren von Namen, Adressen und Kontaktdaten
- Pflege von Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen
- Neuanlage von Stammdaten
Ihr Nutzen:
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben. In Ihrem System stehen die aktuellen Angaben bereit. Das spart Zeit und beugt Missverständnissen vor.
Digitale Belegprüfung und Belegaufbereitung
Eingangsrechnungen kommen meist per E-Mail als PDF-Datei. Sie zu prüfen und zuzuordnen, bleibt oft liegen, weil tagsüber die Arbeit vor Ort Vorrang hat.
Ich prüfe die Belege digital und bereite sie so vor, dass sie in den Zahlungsverkehr gehen und an Ihren Steuerberater weitergegeben werden können.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Prüfung auf gesetzliche Pflichtangaben
- Prüfung auf offensichtliche Unstimmigkeiten
- Anforderung korrigierter Belege beim Rechnungsgeber
- Zuordnung zu Lieferant, Zeitraum und Vorgang, soweit das aus dem Beleg erkennbar und in Ihrem System vorgesehen ist
- Einheitliche Ablage und Benennung der PDFs
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben. Ob ein Beleg sachlich in Ordnung ist und bezahlt werden soll, entscheiden Sie.
Ihr Nutzen:
Sie haben geprüfte Belege vorliegen – bereit für den Zahlungsverkehr und für Ihren Steuerberater. Der Rechnungseingang ist bearbeitet, und es flattern keine ungeklärten Rechnungen in Ihrem Büro herum.
Vorbereitung des Zahlungsverkehrs & Prüfung von Bankbewegungen
Offene Rechnungen sollen fristgerecht bezahlt und Zahlungseingänge von Kunden zugeordnet werden. Auf dem Betriebskonto stehen viele einzelne Umsätze, die geprüft und zugeordnet werden müssen.
Ich bereite den Zahlungsverkehr vor und gleiche die Kontobewegungen mit den vorhandenen Belegen ab.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Vorbereitung von Überweisungen nach Ihren Vorgaben
- Abgleich der Zahlungseingänge mit offenen Kundenrechnungen
- Durchsicht der Umsatzzeilen auf dem Betriebskonto
- Zuordnung zu vorhandenen Belegen
- Eine kurze, klare Übersicht mit Hinweisen, wenn etwas fehlt oder nicht übereinstimmt
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben. Zur Ausführung beim Zahlungsverkehr kommt nur, was Sie freigeben. Die Zugangsdaten zum Online-Banking bleiben bei Ihnen.
Ihr Nutzen:
Sie haben einen nachvollziehbaren Stand von Betriebskonto und Belegen, die Zahlungen sind vorbereitet.
Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater
Der Steuerberater braucht die Unterlagen rechtzeitig und vollständig. Fehlen Belege oder gibt es sonstige Unstimmigkeiten, klärt das die Kanzlei. Dies ist oft mit zusätzlichen Kosten für Sie verbunden. Vermeiden lässt sich das so gut es geht, indem Sie die Unterlagen bestmöglich aufbereitet zur Verfügung stellen.
Ich unterstütze Sie bei der strukturierten Vorbereitung Ihrer Unterlagen und der digitalen Übergabe an Ihren Steuerberater.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Zusammenstellung von Belegen und Kontoauszügen für den vereinbarten Zeitraum
- Zusammenstellung der sonstigen Unterlagen und Datenexporte
- Vorbereitung der digitalen Übergabe (z.B. über einen gemeinsamen Ordner)
- Eine kurze Übersicht, welche Punkte noch offen sind oder nur von Ihnen geklärt werden können
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben und auf Wunsch nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Steuerliche Beratung und Buchhaltung bleiben weiterhin beim Steuerberater.
Ihr Nutzen:
Die Unterlagen gehen zur vereinbarten Zeit an Ihren Steuerberater. Ohne eine Nachtschicht am Vorabend einzulegen und Zusatzkosten der Kanzlei durch fehlende Unterlagen.
Mahnwesen
Die Kunden haben Ihre Rechnung erhalten, doch die fristgerechte Zahlung bleibt aus. Diese offenen Posten einzumahnen ist mühsam, dennoch wichtig.
Das Material für den Auftrag ist oft schon bezahlt. Solange der Kunde nicht oder zu spät zahlt, finanzieren Sie das auf Ihre Kosten.
Es ist sinnvoll, Mahnungen mit Zahlungsfrist nachweisbar an den Kunden zu schicken. So können Missverständnisse ausgeräumt werden, und es liegt ein eindeutiger Zahlungsverzug vor. Das gilt auch später bei der Weitergabe an ein Inkassobüro oder bei der Einreichung einer Mahnklage.
Ich unterstütze Sie bei der Überwachung der offenen Posten und beim Mahnlauf.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Überwachung der offenen Kundenrechnungen
- Erstellung und digitaler Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- Nachverfolgung, ob der Kunde reagiert
- Eine kurze, klare Übersicht, welche Forderungen noch offen sind
Der Mahnlauf erfolgt nach Ihren Vorgaben. Wer gemahnt wird, ob gemahnt wird und wann, entscheiden Sie.
Ihr Nutzen:
Sie haben weniger Außenstände. Offene Beträge bleiben sichtbar und werden nachverfolgt.
Prüfung der Datenübernahme und Schnittstellen
Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen nach der Gründungsphase.
Die Programme sind eingerichtet und im Alltag in Verwendung. Jetzt zeigt sich, ob die Daten über Schnittstellen in der Software und in den Auswertungen wirklich korrekt ankommen.
Dazu gehört zum Beispiel das Einspielen von Daten in die Buchhaltung oder in andere dafür vorgesehene Programme: aus dem Rechnungserstellungsprogramm, von Zahlungsanbietern wie PayPal oder Kreditkarte und von den Kontoauszügen. Hinzu kommt die Übernahme der Daten vom Lieferschein in das Warenprogramm.
Kleine Abweichungen fallen oft erst spät auf: eine Lücke in den Belegnummern, ein Betrag, der nicht mitgeht, ein Datensatz, der nur zur Hälfte übertragen wurde.
Ich unterstütze Sie dabei, die laufenden Daten und Schnittstellen auf Vollständigkeit und offensichtliche Unstimmigkeiten zu prüfen.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Prüfung, ob Daten korrekt übernommen wurden
- Einfache Prüfung auf Qualität und Vollständigkeit, zum Beispiel bei Belegnummern, Summen und der Übertragung über Schnittstellen
- Korrektur fehlender oder falscher Daten, soweit das im System möglich ist und Sie es wünschen
- Rückmeldung an Sie, wenn etwas nicht zusammenpasst
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben.
Ihr Nutzen:
Abweichungen werden sichtbar, bevor sie sich über Wochen fortsetzen.
Hilfe beim Einstieg ins digitale Büro
Vielen stellt es die Haare zu Berge, wenn sie „Umstellung auf ein digitales Büro“ hören.
Alles nur noch elektronisch, technisch komplizierter, die Belege nicht mehr vor sich. Wozu der Aufwand in einem kleinen Betrieb?
Diese Befürchtungen verstehe ich gut. Ich war Buchhalterin der alten Schule. Originalbelege auf Papier waren die Basis für alle Arbeitsschritte. Der Weg in die papierlose, digitale Arbeit war eine große Überwindung. Ich habe mich daran gewöhnt, und es bringt viele Vorteile mit sich.
Sie können die Umstellung Schritt für Schritt vornehmen, so wie es zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Es müssen keine komplexen neuen Softwareprogramme installiert werden. Die Programme dürfen einfach bleiben. Gelegentlich kommt etwas Kleines dazu, zum Beispiel ein gemeinsamer Ordner oder eine Mailweiterleitung.
Ich unterstütze Sie dabei, den Weg ins digitale Büro praktisch gangbar zu machen.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Klären, was schon digital läuft und was noch auf Papier bleibt
- Festlegen eines einfachen Weges für Rechnungen, Kontoauszüge und die gemeinsame Ablage
- Begleitung bei den ersten Schritten, bis die Unterlagen digital ankommen
- Prüfen, ob die vereinbarten Wege im Alltag halten
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben.
Ihr Nutzen:
Die Umstellung erfolgt in Ihrem Tempo, ohne dass alles auf einmal umgebaut wird. Die Unterlagen sind digital verfügbar, das Büro hängt nicht mehr am Papierstapel auf dem Schreibtisch.
Wie der Einstieg aussehen kann:
Ein erster Schritt ist oft:
- Kundenrechnungen gehen als PDF per E-Mail raus
- Eingangsrechnungen kommen als PDF in ein eigenes E-Mail Postfach
Das spart Porto und Papier. Die Belege müssen nicht mehr eingescannt werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können.
Ein weiterer Schritt ist:
- Die elektronischen Belege können als PDF bei den Buchungszeilen in der Buchhaltung angehängt werden.
Somit lässt sich der Beleg zur Buchung direkt anschauen.
Haben sich bei Ihnen noch Fragen ergeben?
Ich habe die Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, für Sie zusammengestellt – zu Ablauf, virtueller Zusammenarbeit, Datenschutz und einiges Organisatorisches. So können Sie sich in Ruhe orientieren.
Einen Überblick über alle meine angebotenen Dienstleistungen finden Sie hier:
Möchten Sie ins Gespräch kommen?
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