Virtuelle Assistenz für Selbstständige in der Bewusstseins- & Energiearbeit
In Österreich und Deutschland
Die Herausforderung
Ihre Aufmerksamkeit gilt dem Bewusstsein, den Energien und den Menschen.
Diese Bereiche haben wenig mit Büroarbeit, Terminvereinbarungen und der Erfassung von Zahlungen und Listen zu tun. Vielleicht fühlt es sich manchmal sogar unangenehm an, von der eigentlichen Arbeit in die Organisation zu wechseln und dort den Überblick zu behalten.
Trotzdem ist es wichtig, dass dieser Bereich gut funktioniert. So entsteht für Ihre Klientinnen und Klienten ein vertrauensvoller, stabiler Rahmen als Basis für Ihre Arbeit.
Viele Selbstständige in der Bewusstseins- & Energiearbeit kennen das:
- Der E-Mail-Posteingang ist gefüllt von Terminanfragen, Werbung, technischen Hinweisen und muss erstmal sortiert werden, bevor die Arbeit beginnt
- Termine entstehen im Hin und Her und lassen sich schwer im Blick behalten
- Zahlungseingänge für Sitzungen, Seminare oder Beiträge müssen zugeordnet werden
- Bei Online-Angeboten passen Zahlung und Zugang nicht in jedem Fall zusammen
- Teilnehmerlisten für Seminare, Retreats und Workshops ändern sich bis zum letzten Moment. Es kann zu Unstimmigkeiten bei Anmeldung, Zahlung und Anwesenheit der Klienten führen
Das ist ein Feld, welches mir besonders am Herzen liegt. Privat beschäftige ich mich seit mehreren Jahren intensiv mit Bewusstwerdung, inneren Prozessen und der Wahrnehmung von Energien.
Ich habe verschiedene Seminare, Einzelsitzungen und Ausbildungen besucht. Dabei habe ich auch die organisatorischen Themen und die Reibungen dahinter selbst erlebt.
An dieser Stelle kann ich Sie entlasten.
Sortieren des E-Mail-Posteingangs
Viele Selbstständige in der Bewusstseins- & Energiearbeit verbringen täglich Zeit damit, ihren Posteingang zu sichten: Terminanfragen, Feedback zu Seminaren und Videos, allgemeine Fragen, technische Probleme und vieles mehr.
Dies kostet Zeit und Aufmerksamkeit bevor Sie mit der tatsächlichen Bearbeitung der E-Mails beginnen können.
Ich übernehme für Sie die strukturierte Vorsortierung Ihres E-Mail-Posteingangs. Zuverlässig, diskret und nach klaren, gemeinsam definierten Vorgaben und Kategorien.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Tägliche, mehrmals wöchentliche oder bedarfsorientierte Durchsicht Ihres Posteingangs
- Sortierung und Kennzeichnung der E-Mails nach vereinbarten Kategorien (z. B. Terminanfragen, Feedback & Kommentare, allgemeine Fragen, technische Anliegen, Persönlich/Dringend, Newsletter & Werbung)
- Verschieben in entsprechende Ordner oder Labels
- Kurze, übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Eingänge (optional)
- Hinweis auf besonders dringende oder zeitkritische Nachrichten
Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. Der Zugang erfolgt über sichere, professionelle Wege (z. B. Gmail-Delegation oder Microsoft-Delegate-Zugang) – ohne Weitergabe Ihres Passworts.
Ihr Nutzen:
Mehr Klarheit und Struktur im Posteingang, weniger mentale Belastung und mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit mit Menschen.
Unterstützung bei der Terminvereinbarung
Termine für Einzelsitzungen, Beratungen oder Vorgespräche zu organisieren, benötigt Achtsamkeit und Feingefühl, damit man sich selbst nicht übernimmt oder sich verzettelt.
Ich unterstütze Sie bei der Terminvereinbarung. Strukturiert, verlässlich und nach Ihren Vorgaben.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Entgegennahme und Bearbeitung von Terminanfragen (per E-Mail oder über von Ihnen freigegebene Kanäle)
- Abstimmung möglicher Termine mit Ihrem Kalender
- Bestätigung und Nachverfolgung von Terminen
- Pflege Ihres Kalenders nach vereinbarten Regeln
Sie behalten die finale Entscheidung über jeden Termin. Ich bereite im Hintergrund vor und organisiere.
Ihr Nutzen:
Weniger Hin und Her bei der Terminfindung und mehr Ruhe und Struktur im Tagesablauf.
Zahlungseingänge abgleichen
Einzelsitzungen, Seminarbeiträge, Anzahlungen, laufende Abos und Community-Beiträge bringen oft viele einzelne Zahlungseingänge mit sich. Den Überblick darüber zu behalten ist wichtig, doch zugleich kostet es Zeit und Konzentration.
Ich unterstütze Sie dabei, die Zahlungseingänge regelmäßig zu prüfen, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind.
Wo es möglich und sinnvoll ist, nutze ich vorhandene automatische Zuordnungen aus Ihrer Software oder Bankanbindung. Die Vorschläge prüfe ich sorgfältig und ergänze oder korrigiere sie dort, wo etwas unklar bleibt.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Regelmäßige Prüfung der eingegangenen Zahlungen
- Abgleich mit Ihren Rechnungen von Einzelsitzungen, Seminaren, Anzahlungen, Abos und Community-Beiträgen
- Eine kurze, klare Übersicht mit Hinweisen, wenn etwas fehlt oder nicht übereinstimmt
Sie entscheiden die weiteren Schritte. Ich unterstütze Sie mit Struktur und Überblick im Hintergrund.
Ihr Nutzen:
Klarheit über offene und eingegangene Beiträge, ohne dass Sie jede Transaktion selbst nachverfolgen müssen.
Teilnehmerlisten erstellen und aktuell halten
Seminare, Retreats, Vorträge und Workshops vor Ort brauchen andere Listen als Online-Kurse und Community-Angebote. Dennoch sind für beide Bereiche aktuelle und korrekte Teilnehmerlisten unerlässlich.
Ich unterstütze Sie bei der Erstellung und laufenden Kontrolle Ihrer Teilnehmerlisten.
Präsenzveranstaltungen wie Seminare, Retreats, Vorträge und Workshops
Hier kommen Menschen an einem bestimmten Ort zu einer gewissen Zeit zusammen. Da sind Teilnehmerlisten ein wichtiger Ankerpunkt in der gesamten Abwicklung. Sie dienen zur Erfassung der konkreten Teilnehmerzahl und helfen dabei, unter anderem bei folgenden Punkten den Überblick zu behalten:
- Sind noch freie Plätze verfügbar
- Benötigt es eine Warteliste und wie lang ist diese
- Kurzfristige Veränderungen durch Zu- und Absagen bis kurz vor der Veranstaltung
- Ob und wie haben die angemeldeten Teilnehmer ihren Seminarbeitrag bezahlt
- Organisatorische Infos, die vor Ort gebraucht werden z.B. zum Abgleich mit der Unterkunft, Anreise und Verpflegung
- Sind die angemeldeten Teilnehmer auch tatsächlich anwesend?
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Erstellung und Pflege von Teilnehmerlisten nach Ihren Vorgaben
- Pflege einer Warteliste, falls vorhanden
- Abgleich von Anmeldungen, Zahlungen und tatsächlicher Teilnahme
- Aktualisierung bei Zu- und Absagen
- Kontrolle auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten
- Vorbereitung der Listen für den Beginn der Veranstaltung
Mit aktuellen und korrekten Teilnehmerlisten können Sie Unstimmigkeiten, Missverständnisse und Überschneidungen stark verringern. Damit kann sich Ihr Fokus intensiver auf die Veranstaltung richten und die Energie darf sich entfalten. Ohne von organisatorischen Themen abgelenkt zu werden. Es ergeben sich ja meist sonst noch genug Überraschungen 😉.
Online-Angebote wie Online-Kurse und Community-Angebote
Zugang und Zahlung laufen bei den meisten Angeboten automatisch über den Zahlungsanbieter. Trotzdem braucht es oft einen Blick darauf, ob alles zusammenpasst, besonders bei Ausnahmen, Änderungen oder Unklarheiten.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Abgleich zwischen Zahlungseingängen und aktuellen Zugängen
- Pflege einer klaren Übersicht (aktiv, beendet, unklar)
- Sichtbarmachen von Abweichungen (z.B. Zahlung ohne Zugang oder Zugang ohne aktuelle Zahlung)
- Festhalten von Ausnahmen (z. B. manuelle oder besondere Zugänge)
- Vorbereitung der Angaben für den Support, wenn es technische Probleme in diesem Bereich gibt
Die inhaltliche Begleitung der Teilnehmenden und alle Entscheidungen – wer teilnimmt, wer Zugang behält oder wer nachrückt – bleiben bei Ihnen. Ich halte die Listen aktuell, gleiche ab und mache Unklarheiten sichtbar.
Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater
Der Steuerberater braucht die Unterlagen rechtzeitig und vollständig. Fehlen Belege oder gibt es sonstige Unstimmigkeiten, klärt das die Kanzlei. Dies ist oft mit zusätzlichen Kosten für Sie verbunden. Vermeiden lässt sich das so gut es geht, indem Sie die Unterlagen bestmöglich aufbereitet zur Verfügung stellen.
Ich unterstütze Sie bei der strukturierten Vorbereitung Ihrer Unterlagen und der digitalen Übergabe an Ihren Steuerberater.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Zusammenstellung von Belegen und Kontoauszügen für den vereinbarten Zeitraum
- Zusammenstellung der sonstigen Unterlagen und Datenexporte
- Vorbereitung der digitalen Übergabe (z.B. über einen gemeinsamen Ordner)
- Eine kurze Übersicht, welche Punkte noch offen sind oder nur von Ihnen geklärt werden können
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben und auf Wunsch nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Steuerliche Beratung und Buchhaltung bleiben weiterhin beim Steuerberater, ebenso Besonderheiten im deutschen Steuerrecht.
Ihr Nutzen:
Die Unterlagen gehen zur vereinbarten Zeit an Ihren Steuerberater. Ohne eine Nachtschicht am Vorabend einzulegen und Zusatzkosten der Kanzlei durch fehlende Unterlagen.
Hilfe beim Einstieg ins digitale Büro
Vielen stellt es die Haare zu Berge, wenn sie „Umstellung auf ein digitales Büro“ hören.
Alles nur noch elektronisch, technisch komplizierter, die Belege nicht mehr vor sich. Wozu der Aufwand in einem kleinen Betrieb?
Diese Befürchtungen verstehe ich gut. Ich war Buchhalterin der alten Schule. Originalbelege auf Papier waren die Basis für alle Arbeitsschritte. Der Weg in die papierlose, digitale Arbeit war eine große Überwindung. Ich habe mich daran gewöhnt, und es bringt viele Vorteile mit sich.
Sie können die Umstellung Schritt für Schritt vornehmen, so wie es zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Es müssen keine komplexen neuen Softwareprogramme installiert werden. Die Programme dürfen einfach bleiben. Gelegentlich kommt etwas Kleines dazu, zum Beispiel ein gemeinsamer Ordner oder eine Mailweiterleitung.
Ich unterstütze Sie dabei, den Weg ins digitale Büro praktisch gangbar zu machen.
Welche Unterstützung ich Ihnen anbiete:
- Klären, was schon digital läuft und was noch auf Papier bleibt
- Festlegen eines einfachen Weges für Rechnungen, Kontoauszüge und die gemeinsame Ablage
- Begleitung bei den ersten Schritten, bis die Unterlagen digital ankommen
- Prüfen, ob die vereinbarten Wege im Alltag halten
Die Bearbeitung erfolgt nach Ihren Vorgaben.
Ihr Nutzen:
Die Umstellung erfolgt in Ihrem Tempo, ohne dass alles auf einmal umgebaut wird. Die Unterlagen sind digital verfügbar, das Büro hängt nicht mehr am Papierstapel auf dem Schreibtisch.
Wie der Einstieg aussehen kann:
Ein erster Schritt ist oft:
- Kundenrechnungen gehen als PDF per E-Mail raus
- Eingangsrechnungen kommen als PDF in ein eigenes E-Mail Postfach
Das spart Porto und Papier. Die Belege müssen nicht mehr eingescannt werden, bevor sie weiterverarbeitet werden können.
Ein weiterer Schritt ist:
- Die elektronischen Belege können als PDF bei den Buchungszeilen in der Buchhaltung angehängt werden.
Somit lässt sich der Beleg zur Buchung direkt anschauen.
Haben sich bei Ihnen noch Fragen ergeben?
Ich habe die Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, für Sie zusammengestellt – zu Ablauf, virtueller Zusammenarbeit, Datenschutz und einiges Organisatorisches. So können Sie sich in Ruhe orientieren.
Einen Überblick über alle meine angebotenen Dienstleistungen finden Sie hier:
Möchten Sie ins Gespräch kommen?
Wenn Sie besprechen möchten, was in Ihrem Alltag sinnvoll ist, schreiben Sie mir oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Kennenlerngespräch. Ich melde mich zeitnah bei Ihnen.